Vaktmesteravtale for borettslag og sameier: hva bør inngå?
En vaktmesteravtale bør beskrive en konkret leveranse for eiendommen. Ordet vaktmester sier i seg selv lite om hvor ofte noen kommer, hva de ser etter og hva som skjer når en feil oppdages. Med en tydelig oppgaveliste kan styret vurdere pris og oppfølging på samme grunnlag.
Begynn med faste tilsynsoppgaver
Lag en oversikt over områdene som bør inngå i den faste runden. Det kan være innganger, fellesrom, gangveier, avfallsplass og garasje. Beskriv hva dere ønsker observert og rapportert, og skill mellom å oppdage en feil og å utbedre den.
Emendas vaktmesterplan har blant annet valg for uteområde, fellesrom, avfall, enkle sikkerhetsrunder og rapportering. Den kan tilpasses eiendommen. Tilsyn er ikke automatisk en fagkontroll, og større reparasjoner eller arbeid som krever egen fagperson må avklares særskilt.
Avklar besøk og hvordan avvik følges opp
Behovet for besøk avhenger av eiendommen og oppgavene. I Emendas skjema kan dere velge ukentlig, hver 14. dag, månedlig, etter behov eller be om en anbefaling. Velg et utgangspunkt, og bruk tilbudet til å bekrefte hva som faktisk kan utføres ved denne frekvensen.
Avtal hvem som skal varsles når noe oppdages, og hvem som kan bestille tilleggsarbeid. Det bør også være tydelig hvilke forhold som krever rask kontakt, og hvilke som kan samles i en ordinær rapport. En fast besøksplan innebærer ikke i seg selv døgnberedskap eller en bestemt responstid.
Skill vaktmester fra andre tjenester
Brøyting, renhold og grøntarbeid kan samles i samme forespørsel hos Emenda, men velges som egne tjenester. Det gjør det lettere å se omfang og pris for hver del. Unngå å forutsette at for eksempel trappevask eller gressklipping følger med bare fordi avtalen gjelder eiendomsdrift.
Materialer, større reparasjoner og fagarbeid må også beskrives separat. Spør hvordan forslag til utbedring blir godkjent, og hvordan kostnaden bekreftes. Et tydelig skille mellom fast leveranse og bestilt tillegg gjør fakturaene enklere å forstå.
- Hvilke bygg og områder avtalen omfatter.
- Oppgaveliste og ønsket besøksfrekvens.
- Rapportering, kontaktperson og varsling av feil.
- Nøkler, adgang og praktisk overlevering.
- Tillegg, materialer, avtaleperiode og oppsigelsesfrist.
Sammenlign tilbud ut fra innhold
En månedspris er først meningsfull når dere kjenner oppgavene og antall besøk. Et rimeligere tilbud med færre oppgaver kan passe godt, men bør ikke sammenlignes som om det gir samme leveranse. Be også om tydelig angivelse av merverdiavgift og eventuelle andre kostnader.
Velg vaktmestertjenester under sameie, borettslag eller næring i Emendas tjenestevelger. Beskriv eiendommen og behovet, eller be om befaring. Endelig plan og pris må avklares før avtalen starter.
