Vaktmester eller forretningsfører: hvem følger opp hva?
Forretningsfører og vaktmester kan begge avlaste styret, men avtalene dekker vanligvis ulike deler av arbeidet. Forretningsførsel er ofte knyttet til økonomi og administrasjon, mens vaktmestertjenester gjelder praktisk drift og avtalte tilsynsoppgaver. Noen leverandører tilbyr flere tjenester. Derfor er det innholdet i avtalene, og ikke bare firmanavnet, som avgjør hvem som følger opp en sak.
Forretningsførsel gjelder typisk økonomi og administrasjon
Regnskapsarbeid, innkreving av felleskostnader, fakturahåndtering og støtte til styrearbeid er eksempler på oppgaver som kan inngå. OBOS og Usbl beskriver slike tjenester i sine tilbud om forretningsførsel. Den konkrete avtalen avgjør hvilke deler deres boligselskap faktisk kjøper.
En slik avtale betyr ikke automatisk at noen utfører de praktiske oppgavene i bygget. Omvendt gir en vaktmesteravtale ikke i seg selv tilgang til regnskapsførsel, juridisk bistand eller økonomisk rådgivning. Sjekk hvilke tjenester som står som egne avtaler eller tillegg.
Vaktmestertjenester gjelder den avtalte driften på eiendommen
En vaktmester kan følge avtalte runder, se etter synlige avvik, rapportere til styret og utføre enkle oppgaver innenfor avtalen. Hos Emenda kan planen blant annet omfatte uteområder, innganger, fellesrom, avfallsplass og rapportering. Frekvens og innhold må tilpasses eiendommen.
Observasjon, bestilling og reparasjon er forskjellige handlinger. At vaktmesteren ser en feil, betyr ikke at utbedring er inkludert eller kan utføres uten avklaring. Større arbeider og oppgaver som krever en egen fagperson må håndteres særskilt. Brøyting, renhold og grøntarbeid er egne valg hos Emenda.
Avtal hvordan saker går fra observasjon til beslutning
Tenk gjennom en konkret hendelse, for eksempel at en port ikke fungerer som normalt. Hvem mottar meldingen, hvem vurderer behovet for service, og hvem kan godkjenne bestillingen? Kontaktkjeden bør være kjent før saken oppstår, og følge fullmaktene og avtalene som gjelder hos dere.
Lag samme avklaring for vanlige henvendelser fra beboere. Spørsmål om faktura, melding om et skadet rekkverk og et privat ønske om hjelp i leiligheten trenger ikke gå til samme mottaker. En kort kontaktoversikt kan gjøre det lettere å få saken til riktig sted første gang.
- Hvem mottar spørsmål om felleskostnader og fakturaer?
- Hvor meldes synlige feil i fellesområdene?
- Hvem kan bestille arbeid og godkjenne tillegg?
- Hvilke rapporter skal sendes til styret, og når?
- Hvem følger opp fagfirma og åpne saker videre?
Bruk eksisterende avtaler når dere bestiller mer hjelp
Gå gjennom dagens leveranser før dere legger til nye. Se særlig etter oppgaver som ingen uttrykkelig har tatt ansvar for, eller som er beskrevet hos to leverandører. Avklar hvem som skal gjøre hva fremover, slik at bestillingen gir en tydelig forbedring i den praktiske driften.
Hvis dere ønsker hjelp med de praktiske vaktmesteroppgavene, kan behovet beskrives i Emendas tjenestevelger. Oppgi gjerne hvem som blir kontaktperson, og hva dere allerede har avtalt med andre. Emendas vaktmesterforespørsel er ikke en bestilling av forretningsførsel; endelig driftsomfang og pris avklares i tilbudet.
Videre lesning
Generelle råd må tilpasses eiendommen og gjeldende produktanvisninger.
